Algunos consejos y elementos indispensables para hacer home office sin fracasar en el intento

 

 

A principios del 2020 muchos directivos empresariales hubieran considerado impensable la posibilidad de implementar un sistema de home office en sus organizaciones. La epidemia del COVID-19, las medidas de sanidad y las condiciones generales con las que nos ha dado la bienvenida este año hicieron del trabajo a distancia una obligación para toda empresa que desee sobrevivir a estos tiempos difíciles. Tal vez incluso, con un poco de suerte, durante estos meses implementando home office hayamos aprendido que esta nueva forma de trabajo es factible, beneficiosa y hasta más rentable que el trabajo convencional de oficina. Si estamos tocando la puerta a una revolución industrial o no, ese tema no nos compete a nosotros. Pero si tu trabajo súbitamente se ha mudado a tu hogar y en este momento te enfrentas a la tarea de llevar a cabo tus funciones habituales desde casa, permítenos darte algunos consejos para que aproveches mejor los recursos con los que cuentas.

 

Establezcamos la situación

 

Si analizamos en retrospectiva, el trabajo como lo conocemos ha ido evolucionando a lo largo de la historia moderna cada vez a pasos más agigantados. Probablemente una persona que vivió en el siglo XVII habría tenido problemas para entender el concepto de trabajar dentro de una oficina junto a otros 100 colaboradores y probablemente, alguien que estuvo en coma durante 30 años y despierte en estos días no entendería fácilmente lo que es trabajar a distancia sin dejar de pertenecer a una compañía.

Aunque el home office surgió en la década de los 70’s como una opción para que los países desarrollados consumieran menores cantidades de combustible, para la entrada del siglo actual eran muy pocas las empresas que habían adoptado este sistema de trabajo pese a los estudios que comprobaban su efectividad y su rentabilidad. Durante la década pasada algunas empresas comenzaron a adoptar un estilo de home office parcial, permitiendo que al menos uno o dos días laborales de la semana sus integrantes pudieran desempeñar sus funciones desde la comodidad de sus hogares.

Llevamos 5 meses bajo medidas de confinamiento y este innovador sistema de trabajo cada vez toma más sentido para las organizaciones reacias a adoptar nuevas formas de llevar a cabo sus actividades empresariales. Muchos han tenido problemas mudando su trabajo de oficina a su hogar, pero el mundo ha cambiado, el mundo está cambiando y el mundo cambiará. Si te ha tocado cambiar con él y quieres aprovechar al máximo tu tiempo, tus recursos y tus habilidades, hemos preparado algunos puntos que, si tomas en cuenta, optimizarán tu productividad. Para eso, nos enfocamos en tres grandes aspectos a considerar: herramientas básicas, comunicación organizacional y gestión óptima del tiempo.

 

Herramientas básicas

La palabra clave para comenzar con todo es conectividad.

Porque ¿qué es el home office sin conexión a internet? Una velocidad de red óptima facilita los procesos y a su vez agiliza la realización de las tareas. No dejes que la cercanía al modem sea un factor para tu productividad, mejor asegúrate de tener un internet con buen alcance y buena velocidad para no perder la conexión en la mitad de una videollamada importante.

 

Cuantos más equipos tecnológicos, mejor

Sabemos lo que se dice de los smartphones en el horario laboral, pero ¿qué pasaría si los volviéramos un aliado de nuestra jornada de trabajo? Computadora, celular, tablet. La idea es que todo sume y cuántas más herramientas tecnológicas tengas al alcance de tu mano, menos saturadas se van a ver cada una de ellas. De esa forma puedes delegar exclusivamente las videollamadas al celular, mientras te ocupas de redactar o programar en la computadora y a su vez utilizas la tablet para la gestión de las tareas que vas realizando. Sólo preocúpate por no perder el tiempo cada vez que cambies de dispositivo y de evitar revisar redes sociales en tus equipos electrónicos y verás que pronto cada herramienta que uses se volverá indispensable para la tarea específica que le has asignado. Plus extra si tienes un dominio total de las herramientas en línea que se pueden llegar a requerir.

 

Siempre ten papel y pluma al alcance de tu mano

¿Por qué? Nunca se sabe cuándo se puede necesitar y según Theodore Bryant, especialista en comportamiento humano y autor del libro Autodisciplina en 10 días, apuntar siempre viene bien a la hora de organizar una actividad, repasar tareas pendientes o recordar asuntos importantes a considerar. Incluso el uso de notas adhesivas para contemplar prioridades puede ser bastante práctico y productivo si tu trabajo conlleva diferentes tareas. Sin duda escribir te facilitará los procesos en tu horario laboral e incluso cumplirá la función de despejarte durante un momento de las pantallas a tu alrededor.

 

Ambientación

El principal desafío de trabajar desde casa es el sinnúmero de distracciones que pueden atravesarse durante la realización de una tarea. Para esto hemos de considerar que la eliminación de ruidos promueve de forma contundente la realización de una actividad y la concentración para ésta. Es importante que establezcas un lugar con buena iluminación para trabajar, en donde puedas cambiar de posición, puedas estirarte de vez en cuando y que elimine fácilmente las distracciones que pudieran surgir. Todo se trata ubicación, ubicación y ubicación. Cuanto más cómodidad encuentres en tu espacio de trabajo, mejor repercutirá en los resultados que desees alcanzar.

 

Algunos apuntes útiles

Las distracciones pueden ser un problema determinante a la hora de llevar a cabo tus tareas, por lo que tener todas tus herramientas al alcance de tu mano siempre viene bien para evitar perder la concentración por levantarte a alcanzar algo que habías olvidado. Preparar todo lo que puedas llegar a necesitar unos minutos antes de comenzar con tus labores debería ser parte de tu ritual matutino.

 

 

Comunicación organizacional

No importa si diriges o si eres dirigido, la comunicación con tu equipo de trabajo debe considerarse algo fundamental, sobre todo si trabajas en conjunto con más de un colaborador. Asegúrate de tener una comunicación abierta con todas las personas que realicen actividades de las que dependan tus funciones para que todos estén seguros de que su trabajo en conjunto avanza hacia la misma dirección y a la misma velocidad. De igual forma deja saber cuando es que estás y no estás disponible y los horarios que manejas para cada actividad de tu día laboral. Un buen consejo podría ser que todos coordinen sus descansos para poder trabajar al unísono y estar disponibles en el caso de que alguno de los miembros en el equipo de trabajo necesite algo de otro. El éxito o el fracaso de una compañía que trabaja a distancia radica enormemente en la comunicación que exista entre sus integrantes.

A este punto cabe añadir que una buena forma de consolidar un equipo de trabajo exitoso es a través de la creación de vínculos emocionales entre compañeros y jefes. Esto puede lograrse a través de conversaciones telefónicas. No sólo disminuirá la cantidad de correo recibido diariamente, sino que además facilitará la creación de lazos emocionales entre los integrantes del equipo en cuestión y por tanto el trabajo se volverá más ameno. Por otra parte, será posible solucionar conflictos que por correo llevarían más de una contestación, lo que equivale también a tiempo de redacción. ¿Qué es más eficiente? ¿Una llamada de 15 minutos o 2 horas de mensajes por correo electrónico?

Si bien, la idea es lograr vínculos laborales a través del trabajo en equipo, nunca viene mal incentivar la creación de estos o premiar los resultados obtenidos regalando algún curso en línea a alguno de tus compañeros.

 

Gestión óptima del tiempo

Establecer horarios de trabajo y apegarte de buena forma a ellos es beneficioso para alcanzar resultados. Aunque las actividades que desarrolles puedan variar durante tu día, el inicio y el final de la jornada laboral siempre debería ser el mismo, por lo que te recomendamos establecer todo el orden del día siguiente media hora antes de llegar a la hora que estableciste como el final de tu día laboral. De esa manera antes de iniciar con tus actividades al día siguiente ya tendrás un panorama general de las tareas que deberás realizar.

Cuanto menos tardes en empezar, mejor

Es común procrastinar antes de empezar a trabajar, pero según estudios, cuanto menos tiempo tardes en comenzar con tus actividades diarias, más fácil será el desarrollo de las mismas durante el resto del día. El cómo inicies, influirá enormemente en el resultado que obtendrás.

Toma 5 minutos de descanso por 55 minutos de trabajo

Estirar las piernas, preparar una bebida, cambiar la música o ir al baño son necesidades que pueden ser cubiertas dentro de estos cinco minutos de descanso, que a su vez disminuirán el estrés de la jornada y te mantendrán más concentrado durante los siguientes 55 minutos de trabajo.

 

El tiempo pasará volando una vez que te acostumbres a ser estricto con tus horarios y lleves al pie de la letra el sistema que crearás a partir de estos consejos. Una vez liberado el resto del día, ¿por qué no aprender un nuevo idioma en línea?